Politika privatnosti za mobilnu aplikaciju SalaryX Go

Ova politika privatnosti odnosi se na mobilnu aplikaciju SalaryX Go i povezane self-service API funkcije koje omogućavaju zaposlenima i drugim ovlaštenim korisnicima pristup platnim listama, profilnim podacima, zahtjevima za odsustvo, evidencijama radnog vremena, putnim nalozima i srodnim dokumentima.

1) Šta je SalaryX Go

SalaryX Go nije otvorena potrošačka aplikacija za javnu registraciju. To je self-service pristupni sloj za korisnike koji već imaju pravo pristupa kroz svog poslodavca, računovodstveni servis ili drugog poslovnog klijenta koji koristi SalaryX Pro platformu.

Mobilna aplikacija i pripadajući backend tipično omogućavaju:

• prijavu i upravljanje sesijom korisnika,
• pregled osnovnih profilnih podataka zaposlenog,
• pregled i preuzimanje platnih listi i drugih dokumenata,
• pregled stanja i podnošenje zahtjeva za godišnji odmor i druga odobrena odsustva gdje je funkcija omogućena,
• pregled sažetaka radnog vremena i izvještaja,
• rad sa putnim nalozima i povezanim dokumentima ako je taj modul omogućen za klijenta,
• registraciju uređaja radi sigurnosti sesije (odjava po uređaju).

2) Ko je voditelj obrade, a ko obrađivač

2.1 Uobičajeni poslovni model

U najvećem broju slučajeva, vaš poslodavac ili drugi poslovni klijent koji koristi SalaryX Pro platformu je voditelj obrade, jer određuje koje podatke o zaposlenima unosi u sistem, za koje svrhe i koliko dugo ih čuva.

Mi smo u tom odnosu tipično obrađivač, jer pružamo softver, hosting, sigurnost, održavanje i tehničku podršku u ime tog klijenta i prema njegovim dokumentovanim uputama.

2.2 Kada smo mi voditelj obrade

Za određene podatke neophodne za administraciju usluge možemo biti voditelj obrade, npr. za:

• podatke o poslovnom odnosu sa klijentom,
• sigurnosne i audit evidencije,
• administraciju korisničkog pristupa,
• tehničku podršku, obračun i naplatu,
• ograničene tehničke dijagnostičke podatke potrebne za stabilnost i bezbjednost sistema.

3) Koje podatke možemo obrađivati kroz mobilnu aplikaciju

3.1 Podaci o nalogu i autentifikaciji

Možemo obrađivati podatke potrebne za prijavu i upravljanje pristupom, uključujući:

• korisničko ime,
• e-mail adresu i druge kontakt podatke povezane sa nalogom,
• podatke o autentifikaciji i autorizaciji,
• access i refresh tokene za mobilne sesije,
• evidencije o prijavi, osvježavanju sesije, odjavi i opozivu tokena,
• podatke o promjeni lozinke i sigurnosnim provjerama.

Lozinke se ne prikazuju u čistom tekstu korisnicima niti ih ova politika predstavlja kao javno dostupne podatke.

3.2 Profil i podaci o zaposlenju

Kroz mobilni profil možemo obrađivati podatke kao što su:

• ime i prezime,
• interni identifikator zaposlenog,
• naziv kompanije,
• radno mjesto, organizaciona jedinica i srodni HR podaci,
• agregirane informacije o radnom stažu ili statusu zaposlenja koje klijent održava u platformi.

3.3 Platne liste, potvrde i drugi dokumenti

Ako klijent koristi portal dokumente, aplikacija može prikazivati ili omogućavati preuzimanje:

• platnih listi,
• potvrda,
• drugih dokumenata koje klijent stavi na raspolaganje kroz SalaryX Pro portal.

Uz same dokumente mogu se obrađivati i povezani metapodaci, npr. period dokumenta, vrsta dokumenta, bruto/neto iznos, valuta, vrijeme kreiranja i tehnički identifikatori potrebni za sigurno preuzimanje.

3.4 Odsustva, radno vrijeme i planiranje

Ako je modul omogućen, aplikacija može obrađivati i prikazivati:

• stanje i sažetke godišnjeg odmora,
• podnesene, planirane, odobrene ili otkazane zahtjeve za odsustvo,
• datume odsustva, broj dana i obrazloženje koje korisnik unese,
• periode i agregirane izvještaje radnog vremena.

3.5 Putni nalozi i putni dokumenti

Ako klijent koristi travel modul, aplikacija može obrađivati:

• podatke o putnom nalogu,
• svrhu puta, destinaciju, državu, grad, planirane datume i vrijeme,
• status naloga, bilješke i podatke o odobrenju,
• generisane dokumente povezane sa putnim nalogom.

3.6 Podaci o uređaju i aplikaciji

Radi sigurnosti sesije i rada mobilne aplikacije možemo obrađivati:

• platformu uređaja (npr. Android ili iOS),
• device ID,
• naziv uređaja,
• verziju aplikacije,
• vrijeme posljednje aktivnosti,
• vrijeme posljednje odjave i status aktivnog uređaja.

Ovi podaci služe prvenstveno za upravljanje sesijama, sigurnost i, gdje je omogućeno, isporuku obavještenja na konkretan uređaj.

3.7 Sigurnosni, audit i tehnički dijagnostički podaci

Možemo obrađivati i:

• IP adresu i vrijeme pristupa,
• audit evidencije o radnjama u sistemu,
• podatke o neuspjelim prijavama, blokadama i sličnim sigurnosnim događajima,
• ograničene tehničke logove i događaje o greškama.

Za tehnički monitoring i stabilnost sistema koristimo filtriranje osjetljivih polja prije slanja događaja u sistem za nadzor. Konfiguracija je postavljena tako da se identitet korisnika ne šalje kao podrazumijevani PII u takav monitoring.

4) Šta ne radimo kroz ovaj self-service tok

U okviru backend funkcionalnosti obuhvaćenih ovom politikom:

• ne prodajemo lične podatke,
• ne koristimo podatke iz mobilne aplikacije za oglašavanje trećih strana,
• ne koristimo payroll i HR podatke zaposlenih za marketinško profilisanje,
• ne zahtijevamo kroz ove server-side tokove pristup kontakt listi, SMS porukama, evidenciji poziva ili preciznoj lokaciji kao uslov za osnovne self-service funkcije opisane u ovoj politici.

Ako buduća verzija mobilnog proizvoda uvede novu funkciju koja zahtijeva dodatnu dozvolu uređaja ili novu kategoriju obrade, ova politika treba biti ažurirana prije takve obrade.

5) Zašto obrađujemo podatke

Podatke obrađujemo da bismo:

• omogućili sigurnu prijavu i korištenje mobilne aplikacije,
• prikazali korisniku njegove ili ovlaštene podatke u okviru dozvoljenih funkcija,
• omogućili preuzimanje platnih listi i drugih dokumenata,
• omogućili podnošenje i praćenje zahtjeva za odsustvo i drugih self-service radnji,
• omogućili rad sa putnim nalozima kada je modul uključen,
• vodili audit trag i štitili integritet sistema,
• rješavali tehničke probleme, incidente i zahtjeve podrške,
• ispunili ugovorne i zakonske obaveze.

6) Pravne osnove obrade

6.1 Kada djelujemo kao obrađivač

Kada podatke obrađujemo za klijenta koji je voditelj obrade, pravna osnova za HR, payroll i self-service podatke tipično proizlazi iz pravnog odnosa između ispitanika i klijenta, uključujući:

• izvršavanje ugovora o radu ili drugog angažmana,
• ispunjavanje zakonskih obaveza poslodavca,
• legitimne interese klijenta gdje su primjenjivi i dozvoljeni,
• druge osnove prema mjerodavnom pravu.

Klijent ostaje odgovoran za izbor i dokumentovanje odgovarajuće pravne osnove.

6.2 Kada djelujemo kao voditelj obrade

Za podatke potrebne za pružanje i zaštitu same usluge tipično se oslanjamo na:

• izvršenje ugovora sa klijentom,
• legitimni interes za sigurnost, sprečavanje zloupotreba i kontinuitet usluge,
• pravne obaveze gdje su primjenjive.

7) Kome podaci mogu biti dostupni

Podaci mogu biti dostupni:

• samom korisniku kroz njegov autentifikovani mobilni pristup,
• ovlaštenim korisnicima klijenta u skladu sa dodijeljenim pravima,
• našim ovlaštenim zaposlenima i saradnicima kada je to neophodno za podršku, održavanje, sigurnost ili zakonsku usklađenost,
• pažljivo odabranim dobavljačima i subprocesorima koji nam pomažu u pružanju usluge,
• nadležnim organima ako je to zakonski potrebno.

Ne prodajemo lične podatke i ne ustupamo ih trećim stranama za njihove nezavisne marketinške svrhe.

8) Subprocesori i tehnička infrastruktura

Za pružanje SalaryX Go i povezanih SalaryX Pro usluga možemo koristiti dobavljače ili infrastrukturu za:

• hosting i cloud/infrastrukturne servise,
• SMTP ili drugu tehničku dostavu servisnih e-mailova,
• objekt-storage i backup za dokumente i medijske datoteke,
• monitoring, error tracking i tehničku stabilnost sistema.

Operativni sastav dobavljača može se mijenjati iz razloga sigurnosti, dostupnosti i pouzdanosti. Kada je to potrebno prema ugovoru ili propisima, klijentima dostavljamo relevantne informacije o kategorijama ili listi subprocesora.

Ako se podaci prenose izvan Bosne i Hercegovine ili, gdje je GDPR primjenjiv, izvan EU/EEA, primjenjivaćemo odgovarajuće zaštitne mjere u skladu sa mjerodavnim propisima.

9) Sigurnost i tenant izolacija

Primjenjujemo razumne tehničke i organizacione mjere zaštite, uključujući gdje je primjenjivo:

• HTTPS/TLS zaštitu komunikacije,
• kontrolu pristupa zasnovanu na ulogama i ovlaštenjima,
• tenant izolaciju podataka između klijenata i kompanija,
• audit trag promjena i administrativnih radnji,
• ograničen administrativni pristup po principu need-to-know,
• opoziv refresh tokena pri odjavi ili promjeni lozinke,
• logovanje sigurnosnih događaja i filtriranje osjetljivih polja u tehničkom monitoringu,
• backup i mjere oporavka sistema.

I pored ovih mjera, nijedan sistem nije apsolutno siguran. Ako dođe do sigurnosnog incidenta, postupićemo u skladu sa ugovorom i primjenjivim propisima.

10) Mobilne dozvole, lokalno čuvanje i preuzimanja

Mobilna aplikacija može, zavisno od verzije i operativnog sistema, tražiti dozvole ili tehnički pristup neophodan za konkretne funkcije kao što su:

• mrežna komunikacija sa SalaryX Go backendom,
• prikaz i preuzimanje dokumenata.

Ako preuzmete dokument kroz mobilnu aplikaciju, taj dokument može biti privremeno ili trajno sačuvan na uređaju u skladu sa ponašanjem operativnog sistema, postavkama aplikacije i vašim izborom. Nakon preuzimanja, sigurnost lokalno sačuvanog fajla djelimično zavisi i od zaštite samog uređaja, uključujući šifru uređaja, biometriju i pravila dijeljenja datoteka.

Aplikacija trenutno ne šalje push obavještenja i ne traži dozvolu za obavještenja.

11) Koliko dugo čuvamo podatke

Rokovi čuvanja zavise od vrste podataka i naše uloge u obradi.

Kada djelujemo kao obrađivač, glavni rokovi čuvanja za HR, payroll i self-service podatke određeni su od strane klijenta kao voditelja obrade i/ili zakonskih obaveza koje se na njega odnose.

Kada djelujemo kao voditelj obrade za sigurnosne, administrativne i podržne podatke, čuvamo ih onoliko dugo koliko je razumno potrebno za:

• pružanje i zaštitu usluge,
• rješavanje incidenata i sporova,
• ispunjavanje zakonskih obaveza,
• provođenje sigurnosnih i audit kontrola.

Podaci o uređaju i sesiji mogu se deaktivirati ili prestati koristiti pri odjavi, promjeni uređaja ili prestanku pristupa, ali određeni evidencioni zapisi mogu ostati sačuvani u razumnom periodu radi sigurnosti i dokazivosti.

12) Brisanje naloga, uređaja i podataka

SalaryX Go je tipično povezan sa poslovnim nalogom i evidencijama koje održava vaš poslodavac ili drugi klijent koji koristi platformu.

Zbog toga se zahtjevi za:

• gašenje ili deaktivaciju pristupa mobilnoj aplikaciji,
• brisanje self-service naloga,
• ispravku HR/payroll podataka,
• brisanje dokumenata ili zahtjeva koji se čuvaju u poslovnoj evidenciji,

u pravilu prvo upućuju vašem poslodavcu, HR-u, administratoru klijenta ili drugom voditelju obrade koji upravlja tim podacima.

Ako dobijemo valjanu instrukciju od voditelja obrade ili smo sami voditelj za određenu kategoriju podataka, preduzećemo odgovarajuće mjere za brisanje, anonimizaciju ili ograničenje obrade, osim tamo gdje daljnje čuvanje ostaje potrebno zbog zakonskih, sigurnosnih ili legitimno-dokaznih razloga.

13) Prava ispitanika

Zavisno od mjerodavnog prava, možete imati pravo na:

• pristup svojim podacima,
• ispravku netačnih podataka,
• brisanje gdje je primjenjivo,
• ograničenje obrade,
• prenosivost gdje je primjenjivo,
• prigovor na određene obrade,
• podnošenje pritužbe nadležnom organu.

Ako se podaci obrađuju u ime vašeg poslodavca ili drugog klijenta, najbrži put je da zahtjev uputite upravo tom voditelju obrade. Mi ćemo, kada je potrebno, pružiti razumnu pomoć u granicama svojih ugovornih i zakonskih obaveza.

Za podatke za koje smo mi voditelj obrade, možete nas kontaktirati na dpo@erc-technology.com.

14) Djeca

Mobilna aplikacija nije namijenjena djeci i ne prikupljamo namjerno podatke djece kroz opisane poslovne self-service funkcije.

15) Promjene ove politike

Ovu politiku možemo periodično ažurirati radi usklađivanja sa promjenama u proizvodu, sigurnosnim mjerama, zakonskim obavezama ili operativnom modelu usluge.

Ažurirana verzija biće objavljena na istoj javnoj privacy stranici. Datum stupanja na snagu nove verzije biće jasno naznačen.

16) Kontakt

Za pitanja o privatnosti i zaštiti podataka možete se obratiti na:

• E-mail: dpo@erc-technology.com
• Poštanska adresa: ERC Technology s.p. Čedo Erceg, Sitnica bb, 79283 Ribnik, Bosna i Hercegovina

Ako ste zaposleni ili drugi krajnji korisnik koji koristi aplikaciju preko svog poslodavca ili drugog poslovnog klijenta, za zahtjeve koji se odnose na HR, payroll i poslovne evidencije preporučujemo da se istovremeno obratite i tom klijentu kao voditelju obrade.